sistem informasi eksekutif

Sistem informasi eksekutif

(Executive Information System atau EIS)

Definisi

EIS terkadang juga disebut sebagai sistem pendukung eksekutif (Executive Support System atau ESS). Sistem ini merupakan sistem informasi yang menyediakan fasilitas yang fleksibel bagi manajer dan eksekutif dalam mengakses informasi eksternal dan internal yang berguna untuk mengidentifikasi masalah atau mengenali peluang.

Sistem informasi eksekutif (EIS) memiliki perbedaan dengan MIS dan DSS karena:

•           MIS menyediakan laporan-laporan standar yang dibuat berdasarkan periode tertentu. Hasilnya dipakai untuk memantau indikator-indikator yang sama dari waktu ke waktu dan tak dapat digunakan untuk menganalisis masalah atau situasi baru.

•           DSS awalnya dirancang untuk menganalisa masalah dan situasi baru, tetapi dalam prakteknya perangkat-perangkat yang disediakan terlalu menuntut keahlian khusus, hanya analisis yang bisa memanfaatkannya. Sementara itu, hanya sedikit manajer yang mempunyai kemampuan analisis. Oleh karena itu, DSS jarang dipakai secara langsung oleh eksekutif pada tingkat menengah dan atas.

Arsitektur EIS

EIS dirancang untuk membantu eksekutif mencari informasi yang manakala mereka membutuhkannya dalam bentuk apapun yang paling bermanfaat. Sebagai implementasinya, pemakai EIS dapat memilih sendiri format grafik, mengatur tampilan informasi yang dikehendaki, dan mengetahui pemicu laporan pengecualian. Kemampuan drill-down pada sistem ini memungkinkan eksekutif dapat melihat rinci suatu informasi.

EIS juga memiliki perangkat DSS yang digunakan untuk membantu eksekutif memahami permasalahan atau peluang yang ada sehingga mereka dapat mengembangkan strategi.

Kinerja EIS untuk eksekutif, antara lain:

1.         Menyediakan akses terhadap seluruh jenis informasi. (Informasi internal dan informasi eksternal).

2.         Mendukung keluwesan pelaporan dan menyediakan perangkat untuk menganalisis informasi (berupa laporan yang ditentukan oleh MIS, kemampuan drill down, perangkat DSS).

3.         Sehingga dapat membentu eksekutif mengidentifikasi masalah dan mengenali peluang.

Karakteristik EIS antara lain:

•           Dapat digunakan untuk meringkas, menapis, dan memperoleh detail data.

•           Menyediakan analisis kecenderungan (trend analysis), pelaporan perkecualian, dan kemampuan drill-down.

•           Dapat digunakan untuk mengakses dan memadukan data internal dan eksternal.

•           Mudah digunakan dan terkadang tidak perlu atau hanya perlu sedikit pelatihan untuk menggunakannya.

•           Dapat digunakan secara langsung oleh eksekutif tanpa perantara

•           Menyajikan informasi dalam bentuk teks, grafik dan tabel.

•           Terkadang dilengkapi fasilitas komunikasi elektronis (e-mail dan konverensi dengan komputer), kemampuan analisis data (spread-sheer, bahasa query, dan DSS), dan perangkat produktivitas pribadi (misalnya kalender elektronis).

Pengukur Kinerja Sistem EIS

Dalam teori-teori dasar manajemen strategis, konsep yang ditawarkan dalam menilai kinerja sebuah perusahaan adalah dengan cara menetapkan ukuran-ukuran kinerja (KPM=key performance measures), baik yang bersifat kuantitatif maupun kualitatif. Suatu perusahaan X dikatakan memiliki kinerja yang baik - dalam arti kata sesuai dengan visi dan misi yang dicanangkan - apabila KPM yang dimiliki memenuhi target (atau di atas target) yang telah ditetapkan di awal perencanaan bisnis.

Sebagai contoh - sebuah perusahaan distribusi dan penjualan dikatakan berhasil jika memiliki kondisi (memenuhi KPM) sebagai berikut:

•           Rata-rata nilai penjualan yang berhasil didapatkan per-salesman selama satu tahun minimal 100 juta rupiah;

•           Rata-rata Service Level penjual terhadap permintaan pelanggan untuk berbagai jenis produk yang ditawarkan minimal 93%; dan

•           Para pelanggan merasa puas terhadap pelayanan yang diberikan.

Seperti terlihat dalam contoh di atas, dua KPM pertama bersifat kuantitatif sementara KPM lainnya bersifat kualitatif. Sebagai pelaku bisnis yang paling tinggi tingkatannya dalam suatu perusahaan, seorang eksekutif - seperti Presiden Direktur dan para anggota Direksi - cukup melihat ketiga kondisi perusahaan yang bersangkutan di layar monitor setiap harinya, untuk memastikan bahwa everything is under control. Fungsi pertama dari EIS adalah untuk menampilkan informasi sehubungan dengan hal tersebut di atas dalam format grafik yang sederhana, namun menarik dan informatif. Gambar 1 memperlihatkan sebuah contoh desain tampilan yang umum digunakan.

Fasilitas “Drilling Down”

Walaupun dalam aktivitas sehari-hari seorang eksekutif hanya berurusan dengan segala sesuatu yang bersifat high level, bukan berarti bahwa yang bersangkutan tidak memerlukan informasi lebih mendetail atau terinci mengenai suatu hal. Fasilitas dalam EIS yang disediakan untuk memudahkan para eksekutif untuk melakukan analisa informasi ke dalam tingkat yang lebih mendetail

inilah yang disebut dengan drilling down capability. Katakanlah bahwa realisasi KPM untuk Service Level di perusahaan X di bawah standar. Seorang eksekutif ingin melihat perincian lebih menjauh, propinsi mana saja yang menyebabkan rata-rata Service Level menjadi di bawah standar. Bahkan sangat mungkin seorang eksekutif ingin terus melakukan drilling down ke tingkat yang lebih rendah lagi seperti Kabupaten, Kecamatan, sampai mungkin ke tingkat outlet penjualan.

Analisa "What-If"

Fasilitas standar terakhir yang ditawarkan oleh EIS adalah kemampuan untuk mensimulasikan suatu skenario bisnis yang biasa dinamakan what-if analysis. Di dalam analisa ini, seorang eksekutif dapat melakukan perubahan-perubahan terhadap variabel-variabel yang berhubungan dengan suatu sistem kalkulasi atau perhitungan tertentu untuk melihat dampak bisnis yang terjadi jika suatu keputusan diambil. Gambar 3 mempelihatkan contoh dari dua buah dampak bisnis yang terjadi (tentu saja dihubungkan dengan KPM yang telah didefinisikan), di bidang logistik, seandainya manajemen harus memilih antara dua supplier, dimana supplier pertama menawarkan ongkos pengiriman yang lebih murah dibandingkan dengan supplier yang kedua, namun lead time (waktu pemesanan sampai dengan penerimaan barang di gudang) yang lebih lama dibandingkan saingannya tersebut.

Di sini seorang manajer logistik yang sangat concern dengan total inventory cost mencoba mensimulasikan apa yang akan terjadi seandainya supplier pertama atau supplier kedua yang dipilih berdasarkan strategi pemesanan dari perusahaan yang bersangkutan.

Model Sistem Informasi Eksekutif

Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System / EIS) adalah sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif terutama informasi menyeluruh tentang kinerja organisasi untuk mendukung kegiatan dan pekerjaannya. Istilah lain yang sering digunakan adalah Sistem Pendukung Eksekutif (Executive Support System / ESS). Model utama suatu EIS adalah sebagai berikut.

Suatu EIS pada dasarnya terdiri atas sebuah komputer personal (PC) yang terhubung ke suatu basis data eksekutif. Sistem ini akan memberikan tampilan informasi yang sesuai dengan permintaan informasi, terutama yang sifatnya insidentil. Selain basis data eksekutif EIS terhubung ke SIM organisasi sehingga EIS dapat memperoleh data inti atau data ringkasan semua sistem fungsional dalam organisasi sehingga eksekutif dapat memperoleh gambaran lengkap tentang organisasi.