pengambilan keputusan dalam siatem informasi1

MENINGKATKAN PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN

A.    SISTEM INFORMASI DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Menurut Kadir (2003:54) sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan. Ackof dalam Effendy (1989:51) mengatakan bahwa sistem adalah setiap kesatuan, secara konseptual atau fisik, yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lain. Sementara itu, dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1995:950) disebutkan bahwa sistem mempunyai dua pengertian; (a) Seperangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas; dan (b) Susunan yang teratur dari pandangan, teori, asas, dan sebagainya.

Sistem Informasi memiliki peranan yang sangat penting di dalam perusahaan. Adapun peranan-peranan tersebut adalah :
1.Mendukung proses dan operasi bisnis.
2. Mendukung pengambilan keputusan dalam bisnis.
3. Mendukung Berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif.

Sistem informasi dapat dikelompokkan bedasarkan jenis dukungan yaitu:
1. Sistem pendukung operasi
2. Sistem pendukung manajemen
3. Sistem pakar
4. Sistem Manajemen Pengetahuan
5. Sistem bisnis fungsional
6. Sistim informasi strategis
7. Sistem informasi lintas fungsi

Di dalam ilmu pemasaran kita mengenal apa yang disebut dengan marketing mix yang biasa kita kenal dengan 4P yaitu product, place,price dan promotion. Masing-masing unsur saling terkait satu sama lain dan tidak dapat dipisahkan.

Sistem Informasi Manajemen berbasis komputer mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi manajemen. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi Manajemen memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya (pada era sekarang), tidak mungkin sistem informasi manajemen yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi Manajemen yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah komputer-based atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

Proses manajemen dimulai dengan perencanaan, kemudian proses pelaksanaan, proses pengendalian dan pengawasan. Pada setiap proses diperlukan informasi yang sebagian dihasilkan oleh SIM. SIM sangat bermanfaat bagi para manajer dalam proses pengambilan keputusan. Sistem ini secara terpadu dan efisien melaksanakan pengumpulan data, dan menyajikan informasi sesuai dengan kebutuhan para pengambil keputusan. Sistem ini memberikan kemudahan dalam menyediakan data secara tepat waktu sesuai dengan kebutuhan.

Pengambilan keputusan adalah kegiatan yang pada hakikatnya adalah pemilihan alternatif. Proses pemilihan itu dapat sederhana, dapat pula kompleks. Keputusan yang diambil mungkin tidak menyangkut banyak pihak tetapi dapat pula membawa konsekuensi bagi pihak lain, sehingga perlu pertimbangan yang lebih dalam pada saat seseorang manajer akan memutuskannya.

Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berarti bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang yang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Sedangkan parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi tersebut menurut Wahyono (2003), ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan biaya (cost). Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Dapat pula dikatakan bahwa pengukuran nilai sebuah informasi akan lebih tepat jika menggunakan analisis cost effectiveness atau cost benefit.
Sedangkan kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh 3 hal pokok, yaitu relevancy, accuracy dan timelinness. Pertama, relevansi (relevancy). Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Pengukuran nilai relevansi, akan terlihat dari jawaban atas pertanyaan “how is the message used for problem solving (decision masking)?” Informasi akan relevan jika memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai hasil penjualan barang mingguan kurang relevan jika ditujukan pada manajer teknik, tetapi akan sangat relevan bila disampaikan pada manajer pemasaran.

Sistem Informasi dan Pengambilan Keputusan

Definisi dan Pokok-pokok Sistem Manajemen

Sistem Informasi Manajemen (SIM), adalah sistem pengolahan data untuk menjadi informasi dengan menggunakan manusia dan komputer. Informasi itu sangat dibutuhkan untuk fungsi manajemen, artinya sebagai bahan pijakan para pengambil keputusan (sesuai dengan tahapan managerialnya), dalam mengambil keputusannya. Penggunaan komputer dalam SIM karena komputer dalam beberapa hal memiliki kemampuan yang melebihi kemampuan manusia, misalnya: dapat menyimpan sejumlah data yang banyak, pengolahan data yang cepat dan akurat, dan dapat memunculkan informasi kapan saja.
Keadaan data sebagai bahan informasi jumlahnya sangat banyak dan bervariasi, hal ini sesuai dengan keadaan data dari berbagai bagian organisasi yang mendukung organisasi tersebut.

Data yang bervariasi dan banyak itu agar terpadu dalam pengolahannya ditampung secara sistematis dalam data base. Untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas dari Sistem Informasi Manajemen, prosedur kerjanya dilaksanakan dengan on-line, yaitu beberapa komputer dan bagian-bagian organisasi dan subbagian organisasi dikembang-kan dengan “pusat komputer” sebagai terminal; manfaatnya agar setiap yang membutuh-kan dapat dengan cepat memperoleh informasi.

Berbagai jenis informasi akan dibutuhkan oleh setiap tingkatan managerial sesuai dengan keperluannya. Tingkatan-tingkatan managerial itu ialah: top management, midle management, low management, dan operation personal.

Salah satu bagian untuk memahami SIM adalah adanya pokok-pokok SIM, yaitu elemen-elemen yang terlibat dalam sistem informasi manajemen. Pada garis besarnya elemen-elemen yang terlibat dalam SIM terdiri dari 3 bagian, yaitu:

1.      perangkat keras (hard ware),

2.      perangkat lunak (software) yang terbagi dalam: data base, sistem umum, dan prosedur, dan

3.      faktor manusia yang dimaksud dalam bagian ini adalah petugas pengoperasian komputer, yang menjamin benar dan lancarnya informasi.

Sistem umum terdiri dari subsistem kegiatan dan subsistem fungsi organisasi. Subsistem kegiatan yaitu: perencanaan strategis, pengendalian manajemen, pengendalian operasional, dan pengolahan transaksi.

Sedangkan subsistem fungsi organisasi adalah yang bersangkutan dengan bagian-bagian dari organisasi bisnis, seperti: pemasaran, produksi, logistik, personalia dan sebagainya. Yang terdiri dari komputer dengan berbagai fungsi dan modelnya

Evaluasi Perkembangan Konsep dan Profesional SIM

Dalam “kegiatan belajar 2″ yang bertemakan Evolusi Perkembangaan Konsep SIM, maksudnya adalah secara pelan (tidak serentak) tetapi pasti sistem informasi manajemen mengalami perkembangan. Perkembangan tersebut terjadi pada prosedurnya, dan pengolahan komputer; sehingga hal ini dapat meningkatkan kemampuan organisasi.

Perkembangan prosedural yaitu semakin meningkatnya penggunaan konsep-konsep manajemen dalam SIM; seperi: teori manajemen, ilmu manajemen, dan perakunan manajerial. Tentu saja penggunaan istilah-istilah tersebut lebih cenderung khas penggunaannya dalam SIM.

Penggunaan teori manajemen dalam SIM bertujuan untuk peningkatan perilaku manusia, baik yang terlibat dalam proses (sistem manusia dan mesin) maupun yang terlibat dalam pengambilan keputusan; sehingga kualitas organisasi meningkat.

Ilmu manajemen cenderung memakai kriteria ekonomis dan teknis dari pada kriteria perilaku; misalnya: sistematis dalam pemecahan masalah, pemakaian prosedur matematis dan statistis dalam analisis keputusannya.

Perakunan manajerial digunakan dalam perhitungan keuangan secara keseluruhan; disamping perhitungan biaya dan penganggaran, Pengolahan komputer berkembang sejajar dengan berkembangnya teknologi komputer, baik dalam perangkat kerasnya maupun perangkat lunaknya, sehingga benar-benar mendukung ketepatan dan kecepatan informasi yang dibutuhkan.

Pada sistem informasi manajemen, seperti pada bidang-bidang pekerjaan lainnya, terjadi usaha peningkatan profesional, yaitu usaha peningkatan mutu sumber daya manusia. Usaha tersebut dilaksanakan melalui program akademis formal.

Pada prinsipnya program akademis formal dibagi dalam dua bagian, sesuai dengan kebutuhan sistem informasi itu sendiri, yaitu bidang analisis sistem keorganisasian dan bidang perancang sistem. Analisis sistem keorganisasian adalah berhubungan dengan struktur organisasi dan perilaku manusia yang terlibat dalam SIM.

Perancang sistem berhubungan dengan sistem teknologi komputer, baik perangkat keras maupun perangkat lunaknya, serta prosedur pelaksanaanya sehingga benar-benar dapat menunjang lancarnya SIM. Tentu saja kedua bidang pendidikan itu dilaksanakan dengan materi kurikulum yang berbeda, karena memang tujuannya berbeda. Disamping maju pesatnya proses SIM, terdapat pula hambatan-hambatan yang mengganggu, yaitu masih terdapatnya beberapa kontroversi.

Beberapa hal yang sifatnya kontroversial itu adalah: sistem total dengan gabungan subsistem, sumber sistem informasi terpusat dengan pengolahan terpencar, sebuah terminal di setiap kantor eksekutif dengan terminal-terminal yang dioperasikan oleh staf; kesiapan fungsi manajerial untuk menerima teknologi sistem informasi. Selain itu sistem total dianggap terlalu sulit untuk dilaksanakan, maka masih banyak yang menggunakan gabungan subsistem-subsistem.

Definisi Informasi

Terdapat perbedaan tentang pengertian informasi dalam percakapan sehari-hari dengan yang digunakan pada sistem informasi manajemen. Pada sistem informasi, istilah informasi mempunyai karakter tersendiri, diantaranya memiliki nilai dalam prosses pengambilan keputusan. Sehubungan dengan itu informasi dapat diartikan sebagai data mentah, data tersusun, atau kapasitas sebuah saluran komunikasi. Selain itu informasi dapat memperkaya penyajian, atau mempunyai nilai kejutan, yaitu mengungkapkan sesuatu yang penerimanya tidak tahu atau tidak menyangka sebelumnya.

Informasi dapat mengurangi ketidakpastian, karena informasi dapat mengubah kemungkinan-kemungkinan hasil yang diharapkan melalui sebuah keputusan. Berdasar-kan pada hal-hal tersebut di atas, maka informasi dalam SIM dapat didefinisikan sebagai berikut: Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau yang akan datang.

Suatu informasi bisa merupakan bahan jadi bagi pengambil keputusan tahapan tertentu, tetapi bisa pula merupakan bahan mentah bagi pengambil keputusan untuk tahapan berikutnya. Informasi dalam SIM memiliki ciri-ciri: benar, baru, memiliki nilai tambah, korektif dan penegas

Informasi dalam Teori Matematis Komunikasi

Sistem matematis komunikasi adalah tingkatan teknis pada sistem informasi yaitu untuk mencapai keakuratan informasi, dengan mengusahakan keterukuran dan kecermatan di dalam prosesnya. Sistem matematis komunikasi dikembangkan dari sistem komunikasi telepon dan sistem komunikasi teletype.

Segala macam hambatan dan gangguan dihindarkan, atau minimal dikurangi; diantara gangguan itu adalah bising dan distorsi yaitu kegaduhan yang tidak diketahui sumbernya dan yang diketahui sumbernya.

Mengingat keterbatasan manusia dalam pengolahan data yang sangat banyak jumlahnya serta sangat bervariasi, maka diusahakan penyederhanaan dengan beberapa metode. Di antaranya klasifikasi dan kompresi yaitu mengadakan penggolongan dan pemampatan (pemadatan); peringkasan dan penyaringan keorganisasian yaitu mengelompokan data ke dalam satu periode atau satu lingkungan geografis, serta mengadakan tertib organisasi agar tidak terjadi pengambilan keputusan oleh yang bukan haknya.

Hal-hal lain yang berhubungan dengan sistem matematis komunikasi yaitu adanya entropi dan redundansi. Informasi adalah fungsi entropi karena mengurangi keraguan dan ketidakpastian. Dan dalam saluran informasi biasa terjadi redundansi atau kelebihan kelebihan yang dapat digunakan untuk pengendalian kesalahan akibat adanya bising dan distorsi.

Mutu Informasi

Peningkatan kualitas dan kuantitas dari informasi berpengaruh positif terhadap prestasi kerja tetapi yang lebih penting lagi adalah peningkatan kualitasnya atau peningkatan mutunya. Yang mengganggu mutu informasi adalah adanya bias atau kesalahan, sepanjang bias itu tidak seberapa menyimpang, penerima atau pemakai informasi bisa menyesuaikannya. Tapi yang lebih sulit lagi adalah mendeteksi adanya bias tadi dan seberapa menyimpang biasnya. Bias atau kesalahan informasi diantaranya disebabkan oleh kesalahan dalam: metode pengukuran, tidak mengikuti prosedur, data yang hilang, penggunaan file, dan lain-lain. Penanggulangan kesalahan ditanggulangi dengan cara pengendalian intern, petunjuk-petunjuk bagi penerima supaya dapat melakukan penyesuaian. Hal lain yang mengganggu mutu informasi adalah usia informasi. Oleh karena itu perlu dipelajari tentang usia informasi dalam hal, usia informasi minimal, usia informasi rata-rata, usia informasi maksimal, baik untuk informasi kondisi, maupun untuk informasi operasi.

Konsep Informasi yang diterapkan pada Sistem Informasi

Berbagai konsep informasi atau teori-teori informasi telah kita pelajari bersama, seperti: teori matematis informasi, reduksi data, mutu informasi, dan usia informasi. Pada bagian ini dikemukakan bagaimana peristiwanya (bermanfaat atau tidak) bila konsep-konsep informasi tersebut diterapkan pada rancangan sistem informasi. Teori matematis informasi akan relatif lebih mudah apabila diterapkan kepada sistem informasi yang hanya menggunakan komputer, tetapi menjadi rumit apabila telah melibatkan manusia, karena karakter manusia yang tak dapat diukur dengan pasti dan selalu berubah-ubah.

Setiap sistem informasi akan selalu melibatkan manusia, disamping mesin. Teori matematis informasi hanya bermanfaat bila digunakan dalam pengambilan yang banyak pilihan; jadi kalau tak ada pilihan, adalah sia-sia untuk menggunakan teori matematika informasi agar penemuan informasi dapat memanfaatkannya dengan sebaik-baiknya, maka ia harus memahami nilai-nilai yang dimiliki informasi. Sehingga dengan demikian selain si penerima dapat memilih informasi yang sesuai dengan kebutuhannya, juga dapat menambah wawasan si penerima itu sendiri, sehingga tidak ada keragu-raguan terhadap pilihan keputusannya.

Model dasar

Fungsi dan peranan manusia dalam sistem informasi manajemen tidak kalah pentingnya dengan peranan sistem komputer, bahkan sangat menentukan dalam keakuratan dan kecepatan informasi. Namun demikian manusia akan terikat oleh keterbatasan kemampuannya, baik kemampuan alat inderanya sebagai penerima rangsangan informasi, kemampuan syaraf penyampai sebagai saluran, maupun otaknya sebagai pengolah dan penyimpan informasi. Oleh karena keterbatasan ini, maka timbul fungsi penyaringan di dalam saluran informasinya yang mengadakan seleksi dan penyederhanaan terhadap berbagai rangsangan informasi yang diterimanya, sehingga kelebihan beban yang terlalu berat dapat dihindari.

Hasil eksperimen menunjukkan bahwa fungsi pengolah dan penyimpan informasi memiliki kemampuan sebatas beban maksimal, dan jumlah keluaran tanggapannya pun sebatas beban maksimal itu pula atau lebih sedikit.

Disamping manfaatnya, penyaringan pun mempunyai kelemahan-kelemahan, karena akan dipengaruhi oleh kondisi dan situasi yang ada di lingkungannya, seperti: latar belakang pengalaman, dan situasi dengan tekanan-tekanan tertentu. Seringnya mengguna-kan fungsi penyaringan yang kurang tepat, lama kelamaan akan menjadi pola tertentu dalam pengolahan informasi. Pola tersebut akan memungkinkan kesalahan persepsi terhadap suatu informasi, yang akhirnya informasi yang biasanya menghilangkan keragu-raguan, justru jadi menambah keragu-raguan.

Model Newel-Simon tentang manusia sebagai Pengolah Informasi

Allen Newell dan Herbert. A. Simon membuat. model pengolahan sistem informasi manusia yang dianalogikan dengan sistem informasi komputer, model tersebut dikenal dengan “model Newell-Simon”. Di dalam model tersebut sistem pengolahan pada manusia yang terdiri dari: ingatan jangka pendek, pengolahan dasar, dan penafsir dibantu oleh ingatan jangka panjang dan ingatan luar. Ingatan jangka panjang dapat menangkap rangsangan yang cepat dan banyak, serta cepat dalam menampilkannya kembali. Ingatan jangka pendek hanya sedikit dapat menangkap rangsangannya, dan kurang tahan lama dalam menyimpan ingatannya.

Ingatan luar adalah alat-alat bantu yang di luar pengolah, untuk membantu sistem pengolahan; alat-alat ini berupa kertas, papan tulis atau tabung gambar.

Berdasarkan kemampuannya, ingatan jangka panjang dapat disamakan dengan sistem penyimpanan pada komputer, ingatan jangka pendek dapat disamakan dengan sistem pencatatan atau penyimpanan sementara (register pad).

Sistem pengolahan informasi manusia bekerja secara serial, sedangkan sistem pengolahan informasi komputer bisa serial dan bisa paralel, oleh karenanya komputer dianggap lebih mampu daripada manusia. Dalam menghadapi persoalan, untuk pemecahannya manusia biasa merumuskannya (identifikasi masalah). Persoalan yang dihadapi menurut istilah Newell-Simon disebut lingkungan tugas (task environment) dan identifikasi persoalan disebut ruang persoalan (problem space) Ruang persoalan atau cara manusia mengidentifikasi persoalannya akan dipengaruhi oleh kebiasaan, dugaan, dan sikap mental.

Keterbatasan kemampuan Manusia sebagai Pengolah Informasi

Mengingat jumlah data yang banyak dan sangat bervariasi serta keterbatasan kemampuan manusia, maka sering dilakukan pemampatan atau peringkasan data. Meskipun ada peningkatan terhadap prestasi keputusan, tetapi para pengambil keputusan merasa kurang yakin terhadap apa yang diputuskannya. Banyak peristiwa yang merugikan pada sistem informasi manajemen yang disebabkan oleh kekurangyakinan petugas pengolah data terhadap pelaksanaan tugasnya. Mereka meragukan apakah pekerjaannya telah dilaksanakan atau belum. Peristiwa tersebut terjadi karena tidak adanya mekanisme umpan batik yang memberi isyarat bahwa pekerjaanya telah dilaksanakan. Oleh karena itu mekanisme umpan batik perlu diadakan seperti yang telah dilakukan pada sistem komputer. Secara tidak disadari mekanisme sehari-hari antar manusia, seperti: anggukan kepala, ucapannya atau tangan yang diangkat untuk mengisyaratkan bahwa pesan telah diterima.

Para pengambil keputusan kadang-kadang mengumpulkan data yang sebanyak-banyaknya, padahal data yang benar-benar diperhatikan untuk pengambilan keputusan itu hanya sebagian. Hal ini cenderung rnerupakan tanggapan psikologis dari pada ekonomis, oleh karenanya dilihat dari keorganisasian hal ini merugikan, sebab adanya penyimpanan dan pengolahan yang sia-sia.

Konsep Sistem Pendukung Keputusan (SPK) / Decision Support Sistem (DSS) pertama kali diungkapkan pada awal tahun 1970-an oleh Michael S. Scott Morton dengan istilah Management Decision Sistem. Sistem tersebut adalah suatu sistem yang berbasis komputer yang ditujukan untuk membantu pengambil keputusan dengan memanfaatkan data dan model tertentu untuk memecahkan berbagai persoalan yang tidak terstruktur.

Istilah SPK mengacu pada suatu sistem yang memanfaatkan dukungan komputer dalam proses pengambilan keputusan. Untuk memberikan pengertian yang lebih mendalam, akan diuraikan beberapa difinisi mengenai SPK yang dikembangkan oleh beberapa ahli, diantaranya oleh Man dan Watson yang memberikan definisi sebagai berikut, SPK merupakan suatu sistem yang interaktif, yang membantu pengambil keputusan melalui penggunaan data dan model-model keputusan untuk memecahkan masalah yang sifatnya semi terstruktur maupun yang tidak terstruktur.

Pengambilan keputusan merupakan proses pemilihan alternative tindakan untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu. Pengambilan keputusan dilakukan dengan pendekatan sistematis terhadap permasalahan melalui proses pengumpulan data menjadi informasi serta ditambah dengan faktor – faktor yang perlu dipertimbangkan dalam pengambilan keputusan.

Jenis Keputusan
Keputusan – keputusan yang dibuat pada dasarnya dikelompokkan dalam 2 jenis, antara lain ( Herbert A. Simon ) :
1. Keputusan Terprogram
Keputusan ini bersifat berulang dan rutin, sedemikian hingga suatu prosedur pasti telah dibuat menanganinya sehingga keputusan tersebut tidak perlu diperlakukan de novo (sebagai sesuatu yang baru) tiap kali terjadi.
2. Keputusan Tak Terprogram
Keputusan ini bersifat baru, tidak terstruktur dan jarang konsekuen. Tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah ini karena belum ada sebelumnya atau karena sifat dan struktur persisnya tak terlihat atau rumit atau karena begitu pentingnya sehingga memerlukan perlakuan yang sangat khusus.
SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN
Sistem Pendukung Keputusan merupakan suatu sistem interaktif yang mendukung keputusan dalam proses pengambilan keputusan melalui alternatif – alternatif yang diperoleh dari hasil pengolahan data, informasi dan rancangan model.
Pengertian Sistem Pendukung Keputusan
Menurut Keen dan Scoot Morton :
“ Sistem Pendukung Keputusan merupakan penggabungan sumber – sumber kecerdasan individu dengan kemampuan komponen untuk memperbaiki kualitas keputusan. Sistem Pendukung Keputusan juga merupakan sistem informasi berbasis komputer untuk manajemen pengambilan keputusan yang menangani masalah – masalah semi struktur “
Dengan pengertian diatas dapat dijelaskan bahwa sistem pendukung keputusan bukan merupakan alat pengambilan keputusan, melainkan merupakan sistem yang membantu pengambil keputusan dengan melengkapi mereka dengan informasi dari data yang telah diolah dengan relevan dan diperlukan untuk membuat keputusan tentang suatu masalah dengan lebih cepat dan akurat. Sehingga sistem ini tidak dimaksudkan untuk menggantikan pengambilan keputusan dalam proses pembuatan keputusan.
Karakteristik Sistem Pendukung Keputusan
Dari pengertian Sistem Pendukung Keputusan maka dapat ditentukan karakteristik antara lain :
1. Mendukung proses pengambilan keputusan, menitik beratkan pada management by perception
2. Adanya interface manusia / mesin dimana manusia (user) tetap memegang control proses pengambilan keputusan
3. Mendukung pengambilan keputusan untuk membahas masalah terstruktur, semi terstruktur dan tak struktur
4. Memiliki kapasitas dialog untuk memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan
5. Memiliki subsistem – subsistem yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga dapat berfungsi sebagai kesatuan item
6. Membutuhkan struktur data komprehensif yang dapat melayani kebutuhan informasi seluruh tingkatan manajemen
Komponen Penyusun Sistem Pendukung Keputusan
Suatu Sistem Pendukung Keputusan (SPK) memiliki tiga subsistem utama yang menentukan kapabilitas teknis sistem pendukung keputusan, antara lain :
1. Subsistem Manajemen Basis data
2. Subsistem Manajemen Basis Model
3. Subsistem Dialog
Subsistem Manajemen Basis Data
Subsistem data merupakan bagian yang menyelediakan data – data yang dibutuhkan oleh Base management Subsystem (DBMS). DBMS sendiri merupakan susbsistem data yang terorganisasi dalam suatu basis data. Data – data yang merupakan dalam suatu Sistem Pendukung Keputusan dapat berasal dari luar lingkungan. Keputusan pada manajemen level atas seringkali harus memanfaatkan data dan informasi yang bersumber dari luar perusahaan.
Kemampuan subsistem data yang diperlukan dalam suatu Sistem Pendukung Keputusan, antara lain :
a. Mampu mengkombinasikan sumber – sumber data yang relevan melalui proses ekstraksi data
b. Mampu menambah dan menghapus secara cepat dan mudah
c. Mampu menangani data personal dan non ofisial, sehingga user dapat bereksperimen dengan berbagai alternatif keputusan
d. Mampu mengolah data yang bervariasi dengan fungsi manajemen data yang luas
Subsistem Manajemen Model
Subsistem model dalam Sistem Pendukung Keputusan memungkinkan pengambil keputusan menganalisa secara utuh dengan mengembangkan dan membandingkan alternative solusi. Intergrasi model – model dalam Sistem Informasi Manajemen yang berdasarkan integrasi data – data dari lapangan menjadi suatu Sistem Pendukung Keputusan.
Kemampuan subsistem model dalam Sistem Pendukung Keputusan antara lain :
1. Mampu menciptakan model – model baru dengan cepat dan mudah
2. Mampu mengkatalogkan dan mengelola model untuk mendukung semua tingkat pemakai
3. Mampu menghubungkan model – model dengan basis data melalui hubungan yang sesuai
4. Mampu mengelola basis model dengan fungsi manajemen yang analog dengan database manajemen
Subsistem Dialog
Subsistem dialog merupakan bagian dari Sistem Pendukung Keputusan yang dibangun untuk memenuhi kebutuhan representasi dan mekanisme control selama proses analisa dalam Sistem Pendukung Keputusan ditentukan dari kemampuan berinteraksi anatara sistem yang terpasang dengan user. Pemakai terminal dan sistem perangkat lunak merupakan komponen – komponen yang terlibat dalam susbsistem dialog yang mewujudkan komunikasi anatara user dengan sistem tersebut. Komponen dialog menampilkan keluaran sistem bagi pemakai dan menerima masukkan dari pemakai ke dalam Sistem Pendukung Keputusan. Adapun subsistem dialog dibagi menjadi tiga, antara lain :
1. Bahasa Aksi (The Action Language)
Merupakan tindakan – tindakan yang dilakukan user dalam usaha untuk
membangun komunikasi dengan sistem. Tindakan yang dilakukan oleh user untuk menjalankan dan mengontrol sistem tersebut tergantung rancangan sistem yang ada.
2. Bahasa Tampilan (The Display or Presentation Langauage)
Merupakan keluaran yang dihasilakn oleh suatu Sistem Pendukung Keputusan dalam bentuk tampilan – tampilan akan memudahkan user untuk mengetahui keluaran sistem terhadap masukan – masukan yang telah dilakukan.
3. Bahasa Pengetahuan (Knowledge Base Language)
Meliputi pengetahuan yang harus dimiliki user tentang keputusan dan tentang prosedur pemakaian Sistem Pendukung Keputusan agar sistem dapat digunakan secara efektif. Pemahaman user terhadap permasalahan yang dihadapi dilakukan diluar sistem, sebelum user menggunakan sistem untuk mengambil keputusan.
Tingkat Teknologi Dalam Sistem pendukung Keputusan
Dalam Sistem Pendukung Keputusan terdapat tiga keputusan tingkatan perangkat keras maupun lunak. Masing – masing tingkatan berdasarkan tingkatan kemampuan berdasarkan perbedaan tingkat teknik, lingkungan dan tugas yang akan dikerjakan. Ketiga tingkatan tersebut adalah :
a. Sistem Pendukung Keputusan (Specific DSS)
b. Pembangkit Sistem Pendukung Keputusan (DSS Generatorr)
c. Peralatan Sistem Pendukung Keputusan (DSS Tools)