pengambilan keputusan dalam siatem informasi

Konsep Pengambilan Keputusan untuk Sistem Informasi

Banyak manajer yang bergantung pada metode penyelesaian masalah secara informal. Percaya pada tradisi menyebabkan para manajer mengambil keputusan yang sama dengan keputusan terdahulu untuk masalah atau kesempatan yang sama, meminta saran kepada yang berwenang dan mengambil keputusan berdasarkan saran seorang ahli atau manajer tingkat yang lebih tinggi. Manajer yang memakai pendekatan rasional, cerdik dan sistematis akan mencapai solusi lebih baik.

2. Kerangka Kerja dan Konsep untuk Pengambilan Keputusan

Ada beberapa cara untuk mengklasifikasikan pengambilan keputusan. Pemahaman terhadap kerangka kerja dan konsepnya akan bermanfaat untuk pembahasan berikutnya.

Sistem Pengambilan Keputusan

Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup ata terbuka.

sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:

a. Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing  masing.

b. Memiliki metode yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.

c. Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan/kegunaan.

sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagian berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Dibandingkan dengan ketiga anggapan model tertutup, model keputusan terbuka menganggap bahwa pengambilan keputusan:

a. Tidak mengetahui semua alternatif dan semua hasil.

b. Melakukan pencarian secara terbatas untuk menemukan beberapa alternatif yang memuaskan.

c. Mengambil suatu keputusan yang memuaskan tingkat aspirasinya.

Pengetahuan Tentang Hasil

Suatu hasil menentukan apa yang akan terjadi bila sebuah keputusan diambil dan/atau arah tindakan diambil. Dalam analisis pengambilan keputusan,

tiga jenis pengetahuan yang berhubungan dengan hasil, yaitu:

a. Kepastian yaitu pengetahuan yang lengkap dan akurat mengenai hasil tiap pilihan. Hanya ada suatu hasil untuk setiap pilihan.

b. Resiko yaitu hasil yang mungkin timbul dapat diidentifikasi, dan suatu kemungkinan peristiwa dapat dilekatkan pada masing-masing hasil.

c. Ketidakpastian yaitu beberapa hasil mungkin timbul dan dapat diidentifikasi, tetapi tak ada pengetahuan mengenai kemungkinan yang dapat dilekatkan kepada masing-masing hasilnya.

Uraian tentang Pengambilan Keputusan

Sebuah model pengambilan keputusan yang memberitahukan pengambil keputusan bagaimana seorang dai harus mengambil segolongan keputusan disebut model normatif atau perspektif. Sebuah model yang menguraikan bagaimana sesungguhnya pengambil keputusan mengambil keputusan disebut model deskriptif. Model deskriptif berusaha menjelaskan perilaku sebenarnya dan karena itu telah dikembangkan terutama oleh para ilmuwan keperilakuan.

Kriteria untuk Pengambilan Keputusan

Kriteria untuk memilih di antara alternatif-alternatif didalam model normatif adalah pemaksimalan/maksimisasi. Tujuan ini, bila dinyatakan dalam bentuk kuantitatif, dianggap sebagai fungsi obyektif sebuah keputusan. Pandangan tradisional tentang kriteria pengambilan keputusan yang mengandung resiko adalah memaksimalkan nilai yang diharapkan. Sebuah pandangan altenatif pada kriteria pengambilan keputusan adalah pemuasan.

Relevansi Konsep Keputusan terhadap Perancangan SIM

SIM berdasarkan komputer berguna baik dalam sistem tertutup maupun terbuka.

Dalam keputusan model tertutup, komputer bertindak sebagai sebuah alat penghitung untuk bisa menghitung hasil optimum.

Dalam model terbuka, komputer bertindak sebagai pembantu bagi pengambilan keputusan dalam menghitung, menyimpan, mencari kembali, menganalisis data dan sebagainya. Perancangan tersebut memungkinkan manusia pengambil keputusan mengalokasikan tugas bagi dirinya atau pada komputer.

Perbedaan dalam pengambilan keputusan untuk keputusan dalam keadaan kepastian, resiko, dan ketidak pastian menunjukkan perlunya beberapa model keputusan bagi SIM. Untuk setiap model, persyaratan datanya berlainan, penyajiannya juga berbeda, dan masukan keputusan dari manusia pengambil keputusannya juga tidak sama.

Terbatasnya manusia pengambil keputusan dalam organisasi disamping efisiensi relatif dari pengolahan manusia atas keputusan berarti bahwa SIM harus memprogram sebanyak mungkin keputusan. Bila keputusan tidak dapat sepenuhnya diprogram, maka yang mungkin adalah pemprograman sebagian. Dalam kasus ini aturannya telah ditentukan sebelumnya digunakan sampai batas tertentu dan kemudian keputusan lanjutannya diserahkan pada seorang manusia pengambil keputusan.

3. Model Keperilakuan pada Pengambilan Keputusan Keorganisasian

Teori keperilakuan pada pengambilan keputusan mencerminkan sebuah sistem terbuka. Teori ini lebih bersifat deskriptif daripada normatif.

empat konsep pokok yang digunakan oleh Cyert dan March untuk menjelaskan pengambilan keputusan keorganisasian adalah

��pemecahan semu pada konflik

��penghindaran ketidak pastian

��pencarian problemistik

��pembelajaran keorganisasian.

Pemecahan Semu pada Konflik

Sebuah organisasi merupakan koalisi para anggota yang memiliki tujuan-tujuan berbeda dan kekuatan berlainan untuk mempengaruhi sasaran keorganisasian. Tujuan keorganisasian berubah dengan masuknya anggota baru atau keluarnya anggota lama. Terdapat konflik antara berbagai tujuan anggota keorganisasian. Sekalipun berbagai tujuan pribadi diabaikan, tujuan sub-sub unit seperti produksi, penjualan, dan pengendalian sediaan merupakan hal-hal yang saling bertentangan. Konflik-konflik demikian itu dipecahkan dengan tiga metode:

a. Rasionalitas akal yaitu subsistem diperkenankan menyusun sendiri.

b. Aturan keputusan tingkat yang dapat diterima yaitu dengan keterbatasan tertentu, subsistem diperkenankan mengambil keputusan sendiri berdasarkan aturan keputusan dan prosedur keputusan yang telah disepakati.

c. Perhatian berurutan terhadap tujuan yaitu organisasi satu tujuan dulu, kemudian pada yang berikutnya sehingga setiap tujuan yang berkonflik mendapat kesempatan untuk mempengaruhi perilaku keorganisasian. Dengan memberikan perhatian berurutan terhadap tujuan yang berkonflik juga berarti bahwa konflik tertentu tak pernah terpecahkan karena tujuan yang berkonflik tak pernah ditanggapi secara bersamaan.

Penghindaran Ketidakpastian

Organisasi hidup dalam lingkungan yang tak menentu. Perilaku pasar, pensuplai pemegang saham, pemerintah, dan sebagainya tidak dapat dipastikan. Model keputusan dalam resiko menganggap bahwa pengambil keputusan akan memaksimalkan nilai yang diharapkan. Teori keperilakuan pengambilan keputusan keorganisasian menganggap akan berusaha menghindari resiko dan keraguan/ketidakpastian dengan mengorbankan nilai yang diharapkan. Pada umumnya, seorang pengambil keputusan bersedia menerima pengurangan dalam nilai yang diharapkan suatu hasil demi meningkatnya kepastian hasil.

Beberapa metode legal yang digunakan untuk mengurangi atau menghindari ketidakpastian adalah sebagai berikut:

a. Daur umpan balik dan reaksi jangka pendek yaitu sebuah daur umpan balik jangka pendek memungkinkan seringnya keputusan baru dan karenanya mengurangi kekhawatiran tentang ketidakpastian yang akan datang

b. Pengaturan lingkungan yaitu organisasi berusaha mengendalikan lingkungannya melalui praktek konvensional dalam lingkup industri melalui suplai jangka panjang, kontak penjualan, dan sebagainya.

Pencarian Problemistik

Pencarian adalah stimulasi persoalan dan diarahkan pada penemuan sebuah pemecahan atas persoalan. Teori keperlilakuan berdalil bahwa pencarian adalah berdasarkan aturan-aturan yang agak sederhana :

a. Pencarian secara lokal baik yang dekat pada gejala yang ada maupun yang dekat pada pemecahan yang ada. Sebagai contoh, suatu kegagalan dalam mencapai tujuan penjualan akan menyebabkan pencarian berawal pada departemen penjualan dan program penjualan.

b. Bila pencarian lokal gagal, kembangkan pencarian ke bidang-bidang keorganisasian yang lemah adalah bidang yang sumberdayanya lentur atau tujuannya sulit diperhitungkan.

Pemahaman Keorganisasian

Organisasi menunjukkan perilaku yang sanggup menyesuaikan dengan berjalannya waktu. Mereka mengubah tujuan dan merevisi prosedur pencarian berdasarkan pengalaman mereka. Tujuan-tujuan pada tingkat aspirasi nampaknya berubah dalam menanggapi hasil yang dialami. Dalam keadaan mantap, tingkat aspirasi berada sedikit diatas prestasi. Bila terjadi peningkatan prestasi; maka tingkat aspirasi akan berada dibawah prestasi. Dan bila terjadi kemerosotan tingkat prestasi, tingkat aspirasi akan menurun tetapi tetap berada diatas tingkat prestasi.

Penerapan Model keperilakuan Pengambilan Keputusan pada SIM

Teori keperilakuan adalah sebuah model deskriptif dari pengambilan keputusan keorganisasian. Disini tekanannya adalah pada pemuasan, penghindaran ketidakpastian untuk mengendalikan lingkungan, adanya tujuan yang tidak konsisten berdasarkan persekutuan keorganisasian para anggota yang ada, pencarian persoalan, dan perilaku penyesuaian keorganisasian dengan berjalannya waktu.

Nilai utama pola keperilakuan pada perancangan SIM adalah menyadarkan perancang pada pertimbangan-pertimbangan keperilakuan.pemahaman keorganisasian dan perilaku penyesuaian adalah penting dalam merancang prosedur informasi bagi sistem perencanaan dan pengendalian karena adanya kebutuhan mengenal perubahan tujuan dan aspirasi.

Pengaruh Gaya Kognitif atas Pengambilan Keputusan oleh Individu

Strategi yang dipakai individu dalam upaya mencapai sebuah keputusan atau memecahkan sebuah persoalan disebut gaya kognitif. Dan para individu berbeda-beda dalam gaya kognitif mereka. Seorang periset mencirikan individu berdasarkan pola komunikasinya dan berdasarkan cara penimbangnya. Pola komunikasi berkisar dari preseptif sampai reseptif. Riset atau gaya kognitif secara langsung relevan bagi perancangan sitem informasi manajemen. Sistem-sistem berdasarkan komputer cenderung dirancang oleh individu yang analitis/sistematis yang menerima sifat pengambilan keputusan sebagai analitis/sistematis. Para manajer yang analitis/sistematis biasanya mau menggunakan sistem semacam itu karena mereka lekat pada gaya keputusan mereka. Dengan kata lain, model keputusan tersedia untuk menstruktur keputusan, tetapi manajer dapat meninggalkan model untuk menjelajahi ancangan-ancangan alternatif.

 Metode Memutuskan untuk Memilih Alternatif

Metode untuk memilih alternatif biasanya menganggap bahwa semua alternatif diketahui. Tetapi bagi kebanyakan keputusan, proses pencariannya berhenti segera setelah semua alternatif yang layak telah diuji.dengan berpegang pada pembatasan praktis ini dalam proses keputusan, bagian uraian ini meninjau metode-metode untuk memutuskan alternatif.

Teknik Omptimisasi dalam Kepastian

Teknik optimisasi menganggap sistem keputusan adalah tertutup dalam mana semua alternatif dan hasil-hasilnya diketahui. Persoalan penghitungan adalah menghitung alternatif mana yang optimal untuk fungsi sasaran yang ada.

Beberapa teknik untuk menggambarkan keanekaan teknik yang dipakai dapat diikuti dibawah ini :

��System persaman (system of equations)

��Pemprograman linier (linear programming)

��Pemprograman integer (integer programming)

��Pemprograman dinamis (dynamic programming)

��Model antrian (queueing models)

��Model sediaan(inventoryv models)

��Analisis peranggaraan modal (capital budgeting analysis)

��Analisis impas (breakeven analysis)

Matriks Hasil dalam Teori Keputusan Statis

Istilah teori keputusan statis digunakan sehubungan dengan teknik mengevaluasi hasil potensial dari tindakan-tindakan alternatif dalam sebuah situasi keputusan. Ini adalah model sistem keputusan tertutup, sehingga semua alternatif dan hasil-hasilnya dianggap diketahui. Pengambil keputusan memiliki suatu sasaran seperti misalnya memaksimalkan laba. Metode penyajian data dalam teori keputusan adalah sebuah matriks hasil atau pohon keputusan. Orientasi SIM pada informasi dan keputusan berarti bahwa analisis/ perancang SIM perlu memahami teori keputusan da teknik-teknik keputusan. SIM harus dirancang untuk memberikan dukungan keputusan dalam bentuk berbagai teknik dan ancangan.

A.  Pengambilan Keputusan

Sesuai dengan tujuannya, sistem informasi manajemen diharapkan  mampu membantu setiap orang  yang membutuhkan pengambilan  keputusan dengan lebih tepat dan akurat. Namun disadari bahwa dengan  berbagai peran yang dimiliki dalam aktivitas yang dilaksanakannya, setiap  orang berusaha untuk dapat memenuhi tugas dan tanggung jawab yang  dibebankan kepadanya dengan baik.Dalam usaha memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin  membuat banyak keputusan. Keputusan merupakan rangkaian tindakan  yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau  mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan. Kondisi ini menjadi tidak mudah dengan semakin rumitnya aktivitas dan  keterbatasan sumber daya yang tersedia. Apalagi informasi yang  dibutuhkan tidak berasal langsung dari sumbernya. Untuk itu manajemen sebagai pengguna informasi membutuhkan suatu sistem pendukung (support systems) yang mampu meningkatkan pengambilan keputusannya, Sistem Informasi Manajemen Pusdiklatwas BPKP- 2007     24terutama untuk kondisi yang tidak terstruktur atau pun sistem pendukung untuk tingkatan tertentu saja. Ada dua alasan penting mengapa  manajemen membutuhkan sistem pendukung yang mampu untuk meningkatkan pengambilan keputusannya.

1.      Keputusan untuk membangun sistem informasi yang dapat memenuhi kebutuhan manajemen tingkat atas.Dengan hanya mengandalkan sistem informasi manajemen

Contoh:   Terkait dengan kelangkaan BBM dibeberapa wilayah di Indonesia telah  mendorong upaya beberapa pihak yang tidak bertanggungjawab untuk  melakukan penimbunan. Untuk itu manajemen di Departemen Energi  dan Sumber Daya Mineral (ESDM) sebagai lembaga pengatur yang  bertanggungjawab untuk memerintahkan Pertamina yang mengelola  BBM harus dengan cepat mengambil keputusan yang strategis atas  gejala penimbunan sehingga dapat mengatur strategi distribusi dan  pemasaran dalam upaya mengatasi kelangkaan dan penimbunan.

2.      Kebutuhan untuk menciptakan pelaporan dan proses pengambilan  

keputusan yang memiliki arti (makna). Manajemen di sini di dorong untuk bagaimana mengembangkan pelaporan yang lebih baik lagi untuk pengukuran kinerja aktivitas yang  dilaksanakannya dan menginformasikan berbagai tipe pengambilan keputusan yang baru. Dengan bantuan sistem pendukung yang disiapkan, maka hal ini akan lebih memungkinkan manajemen untuk mendapatkan pelaporan dan proses pengambilan keputusan yang lebih baik lagi. Selain dua alasan yang dikemukakan di atas, masih ada beberapa alasan lainnya mengapa sistem pendukung dibutuhkan dalam melengkapi sistem informasi manajemen yang ada,  yaitu:  

1.       untuk melengkapi sistem informasi manajemen yang tersedia adalah karena sistem ini tentunya akan lebih mempercepat perhitungan,  Sistem Informasi Manajemen Pusdiklatwas BPKP- 2007        26

2.      untuk mengatasi kelemahan-kelemahan sistem informasi manajemen  yang ada terutama dalam menyajikan informasi yang tidak terstruktur  atau informasi yang hanya diperuntukkan untuk manajemen tingkat  atas,   

3.      untuk meningkatkan kemampuan dalam pemrosesan dan penyimpanan  data dan informasi, mengurangi biaya, mendukung aspek teknis dalam pengambilan keputusan, dan 

4.       untuk mendukung kualitas, dan memberikan keunggulan kompetitif bagi penggunanya.Banyak sistem pendukung yang tersedia dan mampu melengkapi sistem informasi manajemen yang ada. Beberapa sistem pendukung yang akan dibahas di sini, di antaranya adalah:

• Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan/Decision-Support Systems (DSS)

• Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan/Group DecisionSupport Systems (GDSS)

• Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/ExecutiveSupport Systems (ESS)

• Sistem Pakar/Expert System

Keempat sistem pendukung tersebut, dapat mendukung pengambilan  keputusan dengan sejumlah cara. Sistem pendukung ini dapat dengan otomatis melakukan prosedur-prosedur pengambilan keputusan tertentu. 

Contoh:  Penentuan sistem distribusi BBM agar kelangkaan dipasar dapat segera di atasi, penetapan harga eceran  tertinggi untuk tetap menjaga pasar mendapatkan jumlah persediaan yang paling tepat pada saat dibutuhkan,

B.  Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan – Decision Support Systems (DSS)

Sistem pendukung pengambilan keputusan kelompok  (DSS)  adalah sistem berbasis komputer yang interaktif, yang membantu pengambil keputusan dalam menggunakan data dan model untuk menyelesaikan masalah yang tidak terstruktur. Sistem pendukung ini membantu pengambilan keputusan manajemen dengan menggabungkan data, model-model dan alat-alat analisis yang komplek, serta perangkat lunak yang akrab dengan tampilan pengguna ke dalam satu sistem yang memiliki kekuatan besar  (powerful) yang dapat mendukung pengambilan keputusan yang semi atau tidak terstruktur. DSS menyajikan kepada pengguna satu perangkat alat yang fleksibel dan memiliki kemampuan tinggi untuk analisis data penting. Dengan kata lain, DSS menggabungkan sumber daya intelektual seorang individu dengan kemampuan komputer dalam rangka meningkatkan kualitas pengambilan keputusan. DSS diartikan sebagai tambahan bagi para pengambil keputusan, untuk memperluas kapabilitas, Sistem Informasi M.